Tietosuoja, evästekäytännöt & rekisteriselosteet

Johdanto

Kanneljärven Opiston toiminta perustuu avoimuuteen ja luottamuksellisuuteen. 

Yleisessä tietosuojaselosteessa on kuvattu Kanneljärven Opiston henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet, käytännöt ja toimintaohjeet. Henkilötietoja ovat kaikki sellaiset tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti. Henkilö voidaan tunnistaa esimerkiksi nimen, henkilötunnuksen tai valokuvan perusteella.

Yleisen tietosuojaselosteen tarkoituksena on asettaa korkeat standardit henkilötietojen käsittelylle; luoda opiskelijoille, muille asiakkaille ja henkilöstölle selvä kuva siitä, että heitä koskevia henkilötietoja käsitellään asiallisesti ja turvallisesti sekä varmistaa rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen.

Yleisessä tietosuojaselosteessa käydään läpi tietosuojan keskeisiä osa-alueita ja periaatteita. Havainnollistaaksemme erilaisia henkilötietorekistereitämme ja niihin liittyviä erityispiirteitä olemme laatineet lisäksi tietosuojaselosteet kaikista henkilötietorekistereistämme. Toivottavasti löydät niistä vastaukset kysymyksiisi. Jos jokin askarruttaa, olethan yhteydessä tietosuojavastaavaamme!

 

Kanneljärven opiston tietosuojaorganisaatio:

Kanneljärven Opiston tietosuojaorganisaatioon kuuluvat tietosuojavastaava, rehtori, opettajien tietosuojaedustajat, it-tuki sekä henkilötietorekisterien vastaavat. Tietosuojaorganisaatio vastaa tietosuojapolitiikan, - käytänteiden ja -ohjeistusten ajantasalla pitämisestä, laadun varmistuksesta, riskiarvioinneista ja kehittämisestä.

  • Tietosuojavastaava Hanna Heiskanen (p. 044 357 8125)
  • Rehtori Pauliina Kalanti
  • Ammatillisen koulutuksen tietosuojaedustaja Jari Suomalainen
  • Perusopetuksen tietosuojaedustaja Ella Taivassalo
  • It-tuki Seija Saarela
  • Palvelutoiminnan henkilötietorekisterin vastaava Paula Väisänen

 

Yleinen tietosuojaseloste

 

Tietojen hankinta ja käsittely sekä rekisteröidyistä muodostetut tietoryhmät

Pääasialliset lähteet henkilötietojen hankintaan ovat rekisteröity itse sekä laissa määritellyt viranomaiset. Keräämme ja käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat laadukkaan toimintamme kannalta välttämättömiä. Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöstön edustajat, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu.

Eri henkilötietorekisterien tietojen hankintaan ja käsittelyyn sekä tietoryhmiin liittyvät erityispiirteet on kuvattu erillisissä henkilötietoselosteissa, jotka löytyvät tämän sivun lopusta. 

 

Tietojen luovuttaminen asiakkaille

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai, että niitä ei käsitellä. Jos näitä henkilötietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa omat tietonsa sekä tietojen käyttötarkoitus, tietojen keräämistapa sekä käsittelyyn liittyvät periaatteet. (Asetus EU 2016/679 luku III, 2 jakso, 15 ar- tikla)

Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai oma-kätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Tietojen luovuttamisesta päättää rehtori. Tiedot antaa rehtorin määräämä henkilö.

Rekisteröidyllä on oikeus tutustua ja nähdä häntä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot.

 

Avoimuus rekisteröityjä kohtaan

Kanneljärven Opiston toiminta perustuu avoimuuteen ja luottamuksellisuuteen. Internet-sivuiltamme löytyvien henkilötietoselosteiden avulla pyrimme antamaan selkeän kuvan siitä, mitä henkilötietoja käsittelemme ja mihin tarkoituksiin niitä käytämme. Tästä syystä olemme sisällyttäneet oheiseen tietoturvaohjeistukseen myös henkilöstön toimintaohjeet.

 

Yhteistyö eri intressiryhmien ja viranomaisten kanssa

Kanneljärven Opistolla on nimetty tietosuojavastaava, jonka tehtäviin kuuluu lakisääteisten velvoitteiden mukainen viranomaisyhteistyö.

 

Kansainvälisyys

Kanneljärven Opisto ei pääsääntöisesti luovuteta tietoja EU:n ja ETA:n ul- kopuolelle. Poikkeuksena pääsäännöstä ovat opiskelijoiden opintoihin liittyvät opintomatkat ja ulkomailla tapahtuva opiskelu, joiden yhteydessä tietoja luovutetaan vain opiskelijan suostumuksella opintojen järjestämiseen liittyvien velvoitteiden hoitoon.

 

Tietosuojaa valvova viranomainen

Tietosuojavaltuutettu on viranomainen, joka ohjaa, neuvoo ja valvoo hen- kilötietojen käsittelyä henkilötietolain mukaisesti. Tietosuojavaltuutettu käyttää päätösvaltaa tarkastusoikeuden toteuttamista ja tiedon korjaa- mista koskevissa asioissa sekä antaa ratkaisuja rekisterinpidon lainmukai- suudesta ja rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta.

 

Tietosuojaperiaatteiden päivittäminen

Tietosuojaperiaatteet ovat tämän hetken käytäntömme mukaiset. Päivi- tämme periaatteita säännöllisesti ja tiedotamme muutoksista yhteistyö- kumppaneillemme.

 

 

Evästekäytäntö

Eväste on tiedosto, joka tallennetaan käyttäjän selaimeen. Evästetiedosto sisältää nimettömän tunnistetiedon, jota käytetään palveluissa ja sovelluksissa selainten yksilöintiin ja palvelujen käytön seurantaan. Palveluiden käytöstä kerättyä tietoa käytetään myös kohdennetun mainonnan tai sisällön tuottamiseen. Evästeet voivat säilyä käyttäjän koneella siihen saakka, kunnes ne poistetaan. Evästeiden perusteella ei voida tunnistaa yksittäistä käyttäjää.

Kanneljärven Opisto kerää verkkosivujen käytöstä tilastollista tietoa, kuten tietoa kävijämääristä, ajankohdista, suosituimmista sivuista sekä vierailijoiden käytössä olevista selain- ja käyttöjärjestelmistä. Tilastollisten seurantatietojen keräämiseen käytetään evästeitä. Tilastollisia seurantatietoja hyödynnetään verkkopalvelun kehittämisessä, eikä niitä luovuteta ulkopuolisille.

Kanneljärven Opiston verkkosivustolla on käytössä joitakin kolmannen osapuolen työkaluja ja sosiaalisen median sivustoihin liittyviä lisäosia, kuten Facebookin ja Instagramin tykkäys- ja jakopainikkeita. Tällaiset kolmannen osapuolen liitännäiset voivat kerätä verkkopalveluiden käyttäjistä tietoja esimerkiksi sisällön suosittelemiseksi tai kävijämäärän seuraamiseksi.Tällaisten palveluiden käyttöön sovelletaan kunkin palveluntarjoajan ehtoja, jotka voi tarkistaa kyseisestä palvelusta. Kanneljärven Opisto ei vastaa kolmansien osapuolten henkilötietojen keräämisestä tai käsittelystä.

 

Rekisteriselosteet:

Tietoturvaohjeistus

Opiskelijarekisterin tietosuojaseloste

Henkilöstörekisterin tietosuojaseloste

Tilapalvelun asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Ruokapalvelun asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Kameravalvontarekisterin tietosuojaseloste